Qu’est-ce Que la Planification des Quarts de Travail? Planifier les Quarts de Travail pour Éviter le Surpeuplement

Un plan de travail par équipe est crucial pour assurer le bon déroulement des opérations sur le lieu de travail. Grâce à une planification des quarts de travail des employés, les gestionnaires peuvent s’assurer que chaque employé sait quand il doit être au travail et sur quoi il doit travailler à tout moment. Ainsi, non seulement la performance globale de chaque employé augmentera, mais le gaspillage de ressources sera également réduit au minimum.

Pour vous assurer, en tant que responsable de la planification des quarts de travail au sein de votre entreprise, de faire votre travail du mieux possible, nous allons dans cet article expliquer comment planifier les quarts de travail. pourquoi vous devriez utiliser un planificateur de quarts de travail pour les employés et, à la fin, nous vous suggérerons la meilleure option possible. Mais avant cela, examinons d’abord ce qu’est la planification des quarts de travail.

Qu’est-ce que la Planification des Quarts de Travail?

La planification des quarts de travail ou l’élaboration des horaires est un concept assez simple. En termes plus basiques,

Cela dit, lorsque les gens demandent “qu’est-ce que la gestion des quarts de travail des employés”, la définition peut varier considérablement non seulement d’une industrie à l’autre, mais aussi d’une entreprise à l’autre, surtout parce que chaque industrie/entreprise a des rôles et des postes différents.

Par exemple, si vous planifiez les quarts de travail pour une agence de marketing numérique, il est probable que tout votre personnel travaille sur plusieurs clients et projets à tout moment. Votre tâche est donc de vous assurer qu’aucun membre du personnel impliqué dans les opérations quotidiennes n’est absent, sinon cela pourrait entraîner d’énormes retards dans le déroulement des projets. Dans ce cas, il est nécessaire de trouver un remplaçant temporaire afin que les projets puissent se poursuivre selon le plan.

D’autre part, si vous dirigez un cabinet comptable, la planification des quarts de travail des équipes peut être très différente. Par exemple, selon le pays dans lequel vous vous trouvez, vous devrez planifier vos employés avec beaucoup de soin en fonction de la demande à l’approche de la fin de l’année fiscale, afin que vos clients ne manquent pas des délais importants, ce qui pourrait leur coûter beaucoup d’argent.

Dans le passé, la planification des horaires de travail impliquait l’utilisation d’un stylo et d’un calendrier papier, puis l’entrée manuelle des noms des employés et de leurs heures de travail. Comme vous pouvez l’imaginer, cela représentait un énorme tracas et nécessitait beaucoup de temps, d’efforts et de compétences organisationnelles. Heureusement, vous n’avez plus à faire cela maintenant.

La plupart des lieux de travail modernes ont désormais adopté des logiciels de planification des quarts en ligne pour automatiser la gestion des équipes et organiser les horaires des employés. Dans la section ci-dessous, nous examinerons plus en détail pourquoi vous devriez utiliser un suivi des heures de travail et les différents avantages dont vous pourrez bénéficier.

Pourquoi Utiliser un Outil de Planification des Quarts des Équipes?

Voici quelques avantages supplémentaires qui pourraient vous convaincre qu’il est temps de commencer à utiliser un planificateur de quarts en ligne dans votre bureau.

1️⃣ Vous gagnerez beaucoup de temps

Bien que cela puisse paraître cliché, le temps est extrêmement précieux au travail. Plus l’entreprise est grande, plus le gaspillage de ressources peut être important si le temps n’est pas utilisé de la manière la plus productive possible.

Avant l’arrivée des applications de planification des quarts de travail sur le marché, la planification des horaires prenait des heures entières. En effet, tout le processus – de la saisie manuelle des horaires de chacun à la communication des informations aux employés – était très chronophage. Ce qui prenait des heures lorsqu’il était effectué manuellement peut maintenant être réalisé en quelques minutes grâce aux meilleures applications de planification du travail.

Imaginez ceci: vous avez un calendrier complet avec les noms de tous vos employés affichés sur l’écran de votre ordinateur. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur un seul bouton (à moins que le logiciel ne notifie automatiquement les employés) pour informer votre personnel de leurs prochains horaires.

Lorsque vous gagnez du temps sur la planification des quarts de travail, vous avez plus de temps à consacrer à d’autres tâches productives, telles que le développement de processus de travail plus efficaces pour votre équipe d’employés ou simplement faire une pause et vous ressourcer.

2️⃣ Vous verrez une réduction massive des erreurs de planification

Un autre problème auquel les gestionnaires étaient confrontés lors de la planification manuelle des horaires sur papier était l’erreur humaine. Et, aussi attentif que vous puissiez être, il arrive que nous fassions tous de simples erreurs, et si vous êtes responsable des horaires, une petite erreur peut se révéler très coûteuse.

Lorsque vous faites les choses numériquement, vous réduisez les risques d’erreurs comme celles-ci. Par exemple, puisque tout sera affiché à l’écran, il sera clairement lisible, ce qui élimine les problèmes d’écriture manuscrite. De plus, vous pouvez facilement vérifier les horaires pour vous assurer que tout le monde est prévu à la bonne date et à la bonne heure.

Non seulement cela, mais la plupart des logiciels de planification modernes permettent également de définir des règles personnalisées. Cela signifie que les gestionnaires peuvent établir une règle dans le logiciel pour mettre en surbrillance en rouge le nom d’un employé s’il est doublement prévu pour un shift ou si un shift de l’employé que vous envisagez de lui attribuer dépasse ses heures de travail légales.

Et puisque vous pouvez envoyer les horaires aux employés immédiatement, ils savent directement quand est leur shift. Vous pouvez même ajouter des détails et des descriptions à leurs horaires pour qu’ils sachent exactement sur quelles tâches travailler, ce qui réduit non seulement la redondance mais aussi les erreurs.

3️⃣ Augmentation de la cohérence des opérations

Les logiciels de planification des horaires et des équipes permettent de maintenir une cohérence dans le travail. Il arrive souvent qu’un gestionnaire oublie qu’un employé est en congé ou qu’il ne travaillera pas ce jour-là, mais programme accidentellement un quart de travail. Corriger ces problèmes prend du temps et des efforts, et en plus, cela entrave les opérations de l’entreprise.

Il est essentiel de rester cohérent dans le milieu de travail moderne. Les ruptures de cohérence peuvent réellement nuire à la production et à la productivité globale, et provoquer un effet domino. Les logiciels de planification des quarts de travail permettent à tout le personnel de rester sur la même longueur d’onde, ce qui est très important.

Shifts by Everhour offrent une solution intuitive pour gérer les horaires des employés en toute simplicité. Grâce à des options de planification flexibles et à une accessibilité mobile, c’est la solution idéale pour optimiser la gestion de la main-d’œuvre dans n’importe quel secteur.

4️⃣ Communication plus claire

La communication est essentielle pour rester sur la bonne voie au travail. Il est important que tous les membres de l’équipe comprennent leurs tâches et que les gestionnaires veillent à transmettre les instructions aussi clairement que possible. De plus, il faut également s’assurer que si vos employés ont des questions concernant leurs horaires, ils puissent facilement contacter la direction pour obtenir des clarifications.

Avec un outil de planification des équipes, vous pouvez communiquer directement avec les employés. Étant donné que la plupart des gens font partie du monde numérique de nos jours, les calculateurs de plan de travail sont un moyen beaucoup plus efficace de communiquer avec un employé en activité.

De plus, la plupart des logiciels modernes de planification des quarts sont disponibles sur des dispositifs mobiles et de bureau. Ainsi, l’équipe peut consulter ses horaires que ce soit sur son téléphone, sa tablette ou son ordinateur portable.

5️⃣ Les outils de planification sont facilement intégrables

Que ce soit pour Slack ou Zoom pour les messages et les réunions, une application de pointage pour suivre le temps, ou Google Drive pour sauvegarder le travail et les projets clients, presque toutes les entreprises utilisent aujourd’hui des logiciels numériques d’une manière ou d’une autre.

Et le meilleur aspect des logiciels de planification des quarts de travail est qu’ils peuvent être facilement intégrés à la plupart des outils modernes de l’environnement de travail. Cela permet aux employés d’accéder de manière fluide et instantanée à leurs horaires de travail sans interruption de leur flux de travail. Les employés n’auront pas besoin de venir vous parler individuellement pour savoir quand ils travaillent, et vous n’avez pas à les distraitre pour les informer. Leurs horaires peuvent être accessibles et intégrés avec leur Google Calendar (par exemple).

En fin de compte, les principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de planification des quarts de travail sont l’efficacité et la commodité. Bien que cela puisse ne pas sembler très important, plus l’entreprise est grande, plus il y a d’employés, et la planification des quarts de travail peut rapidement devenir non seulement compliquée et sujette aux erreurs, mais aussi une tâche très monotone.

La Meilleure Application de Planification des Quarts de Travail

Bien que l’utilisation d’un logiciel de planification des quarts de travail facilite considérablement votre vie, trouver le bon est une histoire complètement différente. Si vous allez en ligne dès maintenant, vous verrez qu’il existe de nombreuses applications de planification et de programmation des quarts de travail. Et même avec toutes ces options, ce qui est généralement un avantage puisque vous pouvez vraiment trouver le logiciel qui vous convient le mieux, cela peut aussi être assez écrasant.

Pour vous aider à réduire vos options, nous allons examiner ci-dessous l’un des trackers de présence et applications de planification des quarts de travail les plus utilisés sur Internet: Shifts by Everhour.

Shifts by Everhour

Shifts est un logiciel de planification des quarts de travail conçu pour aider les entreprises à rationaliser leurs processus de planification des quarts et améliorer l’efficacité au travail. Avec Shifts, les entreprises peuvent créer et gérer des horaires de quarts personnalisés pour leurs employés, configurer des notifications automatiques et collaborer avec leur équipe.

Ces fonctionnalités facilitent la gestion des horaires et le suivi du temps des employés, aidant les entreprises à gagner du temps et à réduire le risque de créer des conflits de planning de manière inconsciente.

Ci-dessous, nous examinerons certains des principaux usages de Shifts. À la fin, vous aurez une idée claire de si cette application peut répondre aux besoins de votre entreprise et de votre personnel.

🎨 Planification personnalisable

Avec Shifts, vous pouvez personnaliser entièrement vos processus de planification des quarts de travail selon les besoins de votre entreprise et de votre personnel. Cela inclut la définition des heures de début et de fin des quarts de travail, ainsi que les jours de la semaine concernés, l’organisation des membres en groupes, l’attribution de différents quarts à différents employés, etc.

🔔 Notifications automatiques

Lorsqu’un quart de travail spécifique est planifié, des notifications automatiques (en fonction des personnalisations) seront envoyées à toutes les personnes concernées. Ainsi, le personnel ainsi que l’équipe de gestion seront informés de qui travaille et à quel moment.

📴 Demandes de congés

En utilisant Shifts, vos employés peuvent demander des congés, et vous, en tant que responsable, PDG ou personne en charge, pouvez approuver ou refuser ces demandes. La gestion des congés de votre personnel avec Shifts est non seulement plus facile, plus pratique et moins chronophage, mais elle permet également d’éviter les conflits. De plus, le logiciel vous informera toujours s’il y a un membre du personnel disponible pour couvrir le poste, si vous choisissez d’approuver une demande de congé.

🔎 Suivi de la présence

L’une des meilleures fonctionnalités de Shifts en matière de planification des quarts de travail est la possibilité de suivre la présence du personnel. De plus, Shifts peut également enregistrer les horaires précis d’arrivée et de départ d’un employé, ce qui vous permet de vous assurer que votre personnel est correctement rémunéré et qu’il n’y a pas d’erreurs de paie.

🤼 Collaborations d’équipe

Vous pouvez également tirer parti de la fonctionnalité de collaboration d’équipe de Shifts, qui permet aux employés de rester en contact constant les uns avec les autres en temps réel. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises ayant des employés travaillant à différents endroits et ayant des horaires de travail variés.

Notes de congé

Vous avez quelque chose d’important que tout le personnel doit connaître pour un shift donné? Que ce soit une inspection ou une visite de la direction, avec Shifts, vous pouvez laisser des notes importantes pour que votre personnel puisse les voir en temps réel.

Dans l’ensemble, Shifts est un outil de planification des quarts de travail extrêmement précieux pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs processus de planification des quarts. Ses fonctionnalités de planification personnalisable, de notifications automatiques et de suivi de la présence facilitent la gestion des horaires des employés et garantissent que tous les quarts nécessaires sont couverts.

Qu’est-ce Que la Planification des Quarts: Conclusion

Que vous soyez le directeur général ou la personne en charge de la planification des quarts, utiliser un logiciel de planification des quarts est une évidence. En utilisant un tel logiciel, vous pourrez non seulement planifier rapidement et facilement les horaires de vos employés, mais également minimiser ou éliminer complètement les erreurs de programmation du personnel. Sans oublier que cela rendra votre vie beaucoup plus facile et moins stressante.